Afkicken van e-mail

Eén dag afkicken van email: de emailloze vrijdag!
Gunnar Michielssen is initiatiefnemer van de emailloze vrijdag (27 november as). Veel mensen zijn de hele tijd druk bezig met het bantwoorden van onbelangrijke emails. Dat kost teveel tijd en levert onnodig veel stress op. Probeer eens een dag de email niet te openen en kijk wat het oplevert.

Loslaten….
De emailloze vrijdag is een oefening in loslaten. Systemen en routines zijn er om het leven makkelijk te maken. Eénmaal ingevoerd, is het moeilijk zo’n routine los te laten. We houden er liever aan vast. Bang voor wat we gaan verliezen, bang voor het nieuwe dat we niet kennen. En daarom nemen we elke dag weer de beslissing om de email te openen en zo snel mogelijk te reageren.

Het vasthouden aan oude gebruiken blokkeert de weg naar nieuwe systemen en routines. Routines die mogelijk productiever zijn, meer opleveren en minder stress kosten.

…en je eigen weg kiezen

We beperken onszelf door te denken dat we “van nature niet georganiseerd zijn” of dat zo’n emailloze dag ons nooit zal lukken. Deze zelfbeperking is een self-fulfilling prophecy. We zijn zelf in deze verhalen gaan geloven. Ze zijn alleen niet waar; het zijn excuses om iets niet te doen. Als je wilt veranderen, als je slimmer wilt werken, zul je zelf je eigen weg moeten kiezen. Daar is moed en durf voor nodig. De moed om de dag te beginnen door andere beslissingen te nemen. Het kan. Het maakt al een belangrijke verschil als je doet alsof je het wel kunt, niet meer denkt aan waarom je niet zo kunnen en gelooft

in jezelf.

Ja, maar hoe ziet mijn mailbox er maandag dan uit?

Na een emailloze vrijdag, zit je mailbox maandag waarschijnlijk vol met mail.

Maar bedenk wat het doel is van het loslaten. Slapen, en het loslaten van je werk, heeft als doel dat je energie opdoet voor een nieuwe dag. Een emailloze dag heeft als doel dat je ontdekt dat je geen “slaaf” hoeft te zijn van de “urgentie” van alle email en dat je zelf kunt kiezen je te richten op hetgeen werkelijk belangrijk is.

Acht tips om de email voor een dag los te laten en je eigen weg te kiezen

1.    Droom over wat je allemaal kunt doen op een emailloze dag. Schrijf je droom op. “Verbeelding en beleving brengt beweging”.

2.    Voorbereiding. Ga op een plek zitten, waar je niet makkelijk in de verleiding kunt komen om toch je email te openen.

3.    Overzicht op de werkplek. Zorg dat je niet afgeleid kunt worden door “rommel” op je bureau en om je heen.

4.    Aanvalsplan. Denk na over hetgeen je gaat doen, als je de neiging krijgt naar je mail te gaan kijken.

5.    Plan contact- en bespreekmomenten. Maak afspraken om belangrijke mails en andere onderwerpen direct met betrokkenen door te nemen. Vaak veel effectiever.

6.    Belangrijke, niet-urgente taken. Eindelijk heb je tijd voor belangrijke, niet-urgente taken. Je  kerntaken.  Neem tijd om na te denken wat die taken zijn en dit mogelijk te bespreken met je leidinggevende/collega’s en er vooral aan te werken.

7.    Tijd voor creativiteit. Neem tijd om de ideeën die je verzamelt nog eens door te nemen en te kijken of je ze kunt en wilt gebruiken. En neem tijd voor nieuwe ideeën, andere invalshoeken.

8.    Behaal resultaten. Houd goed in de gaten hetgeen je tijdens je emailloze dag wilt bereiken. Zorg ook dat je het realiseert. Behaalde resultaten motiveren het best om nog eens een emailloze dag in te lassen.

Anske Plante Professional Organizing