Een factuur maken én betaald krijgen, hoe doe je dat?

Een factuur maken hoe doe je dat? En, iedere ondernemer heeft ermee te maken: facturen die niet (op tijd) betaald worden. Dit kost jou als ondernemer geld, geld waar je hard voor gewerkt hebt. Een goede factuur maken én snel betaald krijgen is essentieel in je administratie, maar hoe pak je dat aan? Door aandacht te besteden aan debiteurenbeheer, wordt het risico op niet-betaalde facturen verkleind. De totale post van debiteuren daalt hierdoor en dit draagt bij aan een beter bedrijfsresultaat. Onderstaande vijf tips helpen bij een beter debiteurenbeheer.

1. Weet met wie je in zee gaat

Zorg ervoor dat je weet met wie je in zee gaat. Vraag de gegevens van de klant op bij de Kamer van Koophandel. Ook is het verstandig om de kredietwaardigheid te controleren bij een kredietinformatiebureau. Voorafgaand aan de opdracht, in het offertetraject, is het belangrijk om duidelijke betalingstermijnen, betalingsvoorwaarden en algemene voorwaarden te communiceren.

2. Een factuur maken volgens de gestelde eisen

Zorg dat de factuur aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst voldoet. Als er fouten of onduidelijkheden op de factuur staan, kan dit zorgen voor vertraging in de betaling. Een factuur maken in de eigen huisstijl zorgt bij de klant ook voor een directe herkenning. Worden facturen met een factuurprogramma opgesteld, dan wordt automatisch aan de gestelde eisen voldaan.

3. Digitaal facturen maken en versturen

Digitaal factureren heeft als voordeel dat de factuur sneller wordt verwerkt en daardoor gemiddeld ook sneller wordt betaald. Een digitale factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur, er gelden geen aanvullende voorwaarden. Door een koppeling met een online boekhoudprogramma kunnen de facturen ook direct in de boekhouding worden verwerkt.

4. Verstuur betalingsherinneringen op tijd

Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur een betalingsherinnering. Online boekhoudprogramma’s bieden vaak een factuurprogramma met een signaalfunctie die je automatisch attenderen op een niet-betaalde factuur. Geef bij het versturen van een aanmaning duidelijk aan wat de financiële gevolgen zijn van het niet betalen. Op deze manier manage je de verwachtingen en kun je bij niet betalen ook daadwerkelijk overgaan tot maatregelen.

5. Volg betalingsherinneringen op

Volg betalingsherinneringen telefonisch op en bespreek de gevolgen als de betaling uitblijft met de klant. Door de persoonlijke benadering kan een telefoontje helpen om de betaling gerealiseerd te krijgen. Blijf correct en sluit een telefoongesprek positief af. Zo zorg je ervoor dat de relatie met de klant niet beschadigd raakt. Als er afspraken over een betalingsregeling worden gemaakt, zorg dan dat alles op papier staat en de klant tekent voor akkoord. Blijft de betaling na meerdere herhalingen uit, schakel dan een extern incassobureau in en geef het incasso uit handen.